Norma de control para presentación del Informe de Auditoría Externa y contratación de auditores-SEPS
Ponemos en su conocimiento la Resolución No. SEPS-IGT-ISNF-DNSSNF-IGJ-2019-0442 publicada en el Registro Oficial No. 131 el 30 de enero de 2020, emitida por el Superintendencia de Economía Popular y Solidaria en donde se emite la Norma general de control para la presentación del Informe de Auditoría Externa y Contratación de Auditores Externos de las Organizaciones de la Economía Popular y Solidaria.
A continuación, el contenido de la mencionada resolución:
Generalidades Sección I
Artículo 1.- Las disposiciones de la presente resolución serán de cumplimiento obligatorio para las personas naturales y jurídicas calificadas para ejercer la auditoría externa en el sector de la Economía Popular y Solidaria en los términos previstos en la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y en las Normas Internacionales de Auditoría; así como, para las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria obligadas a presentar el informe de auditoría externa anual.
Los auditores externos deberán observar la presente “Norma General de Control para la Presentación del Informe de Auditoría Externa y Contratación de Auditores Externos de las Organizaciones de la Economía Popular y Solidaria” y sus anexos, los cuales forman parte integrante de la presente Resolución.
Artículo 2.- Para efectos de aplicación de la presente norma se entiende por:
Órgano de Gobierno: A la Asamblea General de Socios o Representantes, tratándose de las cooperativas u organismos de integración; y a la Junta General de Asociados o Representantes, para el caso de las asociaciones.
Órgano de Dirección: Al Consejo de Administración tratándose de las cooperativas u organismos de integración; y a la Junta Directiva, para el caso de las asociaciones.
Órgano de Control: Al Consejo de Vigilancia tratándose de las cooperativas u organismos de integración; y a la Junta de Vigilancia, para el caso de las asociaciones.
Representante Legal: Al gerente tratándose de las cooperativas u organismos de integración; y al administrador para el caso de las asociaciones.
NAGA’s: Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. NIA’s: Normas Internacionales de Auditoría.
Activos Totales: A los recursos controlados por la organización para llevar a cabo sus operaciones, obtenidos de hechos pasados y de los que se espera la generación de beneficios económicos futuros.
Ingresos Totales: A las entradas económicas producidas a lo largo de un ejercicio fiscal, inherentes a las actividades que la organización desarrolle en el marco del cumplimiento de
su objeto social o por actividades que no son propias del giro del negocio.
Sección II Organizaciones Sujetas a la Contratación de Auditores Externos y Presentación del Informe de Auditoría Externa
Artículo 3.-Están obligadas a la presentación del informe de auditoría externa ante la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, y por ende a la contratación de auditores externos, las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria con estado jurídico ‘Activo’, que cumplan con los siguientes criterios:
1. Las cooperativas y asociaciones que superen el millón de dólares (USD 1.000.000) de activos totales;
2. Las cooperativas y asociaciones que superen el millón de dólares (USD 1.000.000) de ingresos totales, sin importar el monto de activos;
3. Los organismos de integración de la economía popular y solidaria que excedan los doscientos mil dólares (USD 200.000) de activos;
4. En aquellos casos en que la Superintendencia así lo determine.
El valor de activos totales como de ingresos totales, deberá constar en la declaración del Impuesto a la Renta presentada por la organización al Servicio de Rentas Internas, o en las estructuras de información financiera reportadas por la organización ante esta Superintendencia en el ejercicio económico anterior al que se enmarca la obligación.
Sección III De la Contratación
Artículo 4.- Para que las personas naturales o jurídicas, que se dedican a las labores de auditoría externa, puedan prestar sus servicios a las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria sujetas al control de esta Superintendencia, deberán contar previamente con la respectiva calificación de este Organismo de Control.
Artículo 5.- Las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria, no podrán contratar a una persona natural o jurídica para que efectúe la auditoría externa, cuando:
a) Los profesionales auditores formen parte de la organización en calidad de socios o asociados;
b) Presten servicios de contabilidad, asesoría, peritaje, auditoría interna, consultoría o cualquier servicio profesional dentro de la organización; o hayan prestado servicios en el año inmediato anterior al ser auditado;
c) Tengan vínculo comercial o económico con la organización;
d) La persona natural sea cónyuge o conviviente en unión de hecho legalmente reconocida del representante legal, de los miembros del Órgano de Dirección o de Control, o pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
Artículo 6.- Es responsabilidad del Órgano de Gobierno elegir hasta el 30 de septiembre de cada año, a la persona natural o jurídica que efectuará la auditoría externa anual, de la terna de auditores seleccionada y presentada por el Órgano de Control de la organización, de entre los calificados por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
Artículo 7.- La contratación de auditoría externa se realizará por escrito y el contrato deberá contener como mínimo: la fecha de suscripción; plazo de ejecución; objetivo y alcance del examen, responsabilidades del auditor, responsabilidades de la administración, información y políticas aplicables a la preparación de los estados financieros y las condiciones especiales acordadas entre el contratante y la persona natural o jurídica calificada como auditor externo; el compromiso irrevocable del auditor de que prestará únicamente los servicios de auditoría para los que fue contratado y no prestará cualquier otro servicio o colaboración a la organización auditada a través de personas naturales o jurídicas, directa o indirectamente relacionadas, mientras se encuentre vigente el contrato.
Artículo 8.- Ninguna persona natural o jurídica contratada para efectuar la auditoría externa de las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria, podrá prestar el mismo servicio por más de 3 (tres) años consecutivos, respecto del mismo sujeto de auditoría.
Artículo 9.- El órgano de control de la organización, deberá velar por el cumplimiento tanto de los parámetros de la contratación, de los términos del contrato, así como de los compromisos asumidos para facilitar el trabajo de auditoría externa. Las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria, deberán permitir a sus auditores el examen de toda la documentación que, a juicio de éstos, sea necesaria durante la ejecución de su trabajo, incluida toda la correspondencia intercambiada con esta Superintendencia.
Sección IV Alcance de la Auditoría Externa
Artículo 10.- El alcance de la auditoría deberá definir claramente el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año, o periodos a auditarse.
Sección V de las Obligaciones del Auditor Externo
Artículo 11.- La persona natural o jurídica contratada como auditor externo de las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria tendrá las siguientes obligaciones:
a) Realizar el examen de auditoría con sujeción a la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria, su Reglamento General, Resoluciones, oficios circulares, NAGA’s, NIA’s, Normas Ecuatorianas e Internacionales de Contabilidad; y, observará lo señalado en los principios contenidos en los catálogos de cuentas y demás disposiciones aplicables que dicte la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria y las autoridades competentes;
b) Examinar si las operaciones realizadas por las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria, están reflejadas razonablemente en la contabilidad y los estados financieros;
c) Evaluar el control interno aplicado en la organización, el cual incluirá las políticas y procedimientos adoptados por ésta, que aseguren su adecuada conducción, la salvaguarda de activos, la detección de fraudes o errores, entre otros; e informar a la organización los resultados obtenidos.
Adicionalmente evaluará el cumplimiento de las recomendaciones de auditorías realizadas por auditores externos o entes de control, establecidas en los períodos anteriores;
d) Verificar si para la preparación de los estados financieros se aplicó la normativa vigente, las disposiciones dictadas por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, las normas de carácter tributario y otras normas jurídicas y técnicas relacionadas;
e) Emitir una opinión respecto al cumplimiento de las obligaciones tributarias que mantenga la organización con la administración tributaria, y elaborar los anexos correspondientes;
f) Utilizar técnicas y procedimientos de auditoría establecidos en la normativa vigente, que garanticen la confiabilidad del examen practicado, y que proporcionen elementos de juicio suficientes que respalden el dictamen emitido;
g) Asegurarse de emplear, en el equipo de trabajo a cargo de la auditoría, personal debidamente calificado según el tipo de actividad a ser revisada, considerando lo determinado en la SECCION III del presente cuerpo normativo;
h) Cumplir las condiciones y especificaciones del contrato de prestación de servicios;
i) Informar a las autoridades competentes y a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, el posible cometimiento de actos irregulares y otros delitos por parte de la organización auditada, que pueden haber sido detectados durante su revisión, sin perjuicio de revelarlos en los informes de auditoría externa;
j) Presentar aclaraciones, inherentes a sus funciones, en caso de requerirlas;
k) Presentar a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, en la forma prevista en la presente norma, los informes de auditoría externa.; y,
l) Las demás establecidas en otras normas del ordenamiento jurídico ecuatoriano, así como otras dispuestas por este Organismo de Control.
Sección VI de la ejecución
Artículo 12.- La Superintendencia de Economía Popular y Solidaria podrá solicitar, además del examen anual de auditoría, que los auditores externos efectúen las revisiones que sean necesarias y comuniquen de manera oportuna los resultados de dicho estudio, a través de la remisión de un informe.
Artículo 13.- En el caso de que los auditores externos identifiquen problemas que no permitan la realización de los exámenes de manera adecuada, o la existencia de obstáculos para este cometido, deberán comunicarlo de inmediato a esta Superintendencia, e indicar en los respectivos informes las razones que impidieron dicha evaluación o los obstáculos encontrados. Una vez que se ha comprobado este hecho, la Superintendencia podrá iniciar procedimientos enmarcados en la Ley contra la organización, de conformidad con lo establecido en la normativa vigente.
Artículo 14.- Los informes presentados por el auditor, deberán ser soportados con evidencia pertinente, competente, relevante y suficiente; para lo cual realizará una planificación adecuada con el fin de que se apliquen las pruebas necesarias, para obtener una eficiente evaluación de la organización. Todo el proceso de la auditoría deberá documentarse en los papeles de trabajo, de acuerdo a los lineamientos establecidos en las NIA’s y demás normas conexas que el profesional considere necesarias para la ejecución de su labor.
Artículo 15.- El informe de auditoría externa incluirá al menos las siguientes secciones:
1. Dictamen de Auditoría Externa a) Una sección que identifique los estados financieros que han sido auditados, así como la determinación del ejercicio o de los ejercicios objeto del examen;
b) Una sección que contenga la descripción de las Responsabilidades de la organización en relación a la estructuración de los estados financieros;
c) Una sección que contenga la descripción de las Responsabilidades del auditor para la auditoría;
d) Una sección que contenga la “Opinión”; en la que se dejará constancia de que ésta corresponde a auditores independientes, y se especificará el lugar y fecha de emisión;
La opinión del auditor sobre la razonabilidad de los estados financieros, deberá considerar lo siguiente:
-Opinión sin Salvedades.- Establece que los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos del efectivo de la organización de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Opinión con Salvedades.- Establece que, excepto por los efectos de los asuntos relacionados con las salvedades, los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos del efectivo de la organización, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Opinión Negativa o Adversa.- Establece que los estados financieros no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos del efectivo de la organización, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Abstención de Opinión.- Establece que el auditor no ha obtenido la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre las cuentas anuales tomadas en su conjunto, el auditor debe manifestar en su informe que no le es posible expresar una opinión sobre las mismas.
La necesidad de negar una opinión puede originarse exclusivamente por:
• Limitaciones al alcance de la auditoría
• Incertidumbres
e) Una sección que contenga la descripción de las Bases (Fundamentos) de la opinión;
f) Una sección que contenga la descripción de los Asuntos de énfasis, cuando corresponda; g) Firmas de responsabilidad: i. Para personas naturales: nombre y apellido, Nro. de Resolución de calificación emitido por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria; ii. Para personas jurídicas: nombre y apellido del representante de la firma auditora, Nro. de Resolución de calificación emitido por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria; h) Fecha de emisión del informe de auditoría externa.
2. Estados Financieros del periodo o periodos auditados Los estados financieros cortados al 31 de diciembre del periodo o periodos auditados, deberán ser estructurados de acuerdo a las disposiciones establecidas en el ‘Catálogo y Dinámica de Cuentas Contables para las Organizaciones del Sector No Financiero de la Economía Popular y Solidaria’, y demás normativa aplicable, e incluirán:
a) Estado de situación financiera;
b) Estado de resultados;
c) Estado de flujo del efectivo;
d) Estado de cambios en el patrimonio;
e) Estado de costos de producción y ventas (de ser el caso);
3. Notas Explicativas a los estados financieros Presentarán información sobre las bases para la preparación de los estados financieros y sobre las políticas contables específicas utilizadas por la organización, la que proporcionará información adicional que no se presenta en ninguno de los estados financieros, pero que es relevante para la comprensión de cualquiera de ellos, y contendrán:
a) Información general acerca de la organización.- Esta nota generalmente incluye:
i. Información acerca del domicilio y la forma legal de la organización, el país en el que se ha constituido y la dirección de su sede social, misma que deberá coincidir con la información que mantiene esta Superintendencia; y,
ii. Una descripción de la naturaleza de las operaciones de la organización y de sus principales actividades; información que deberá verificarse si se encuentra alineada al objeto social contemplado en el Estatuto Social aprobado por la Superintendencia.
b) Principales criterios y cambios contables utilizados.- Constituyen revelaciones sobre los estados financieros y contienen una breve descripción de los principales criterios contables utilizados en la preparación de los mismos.
Cuando corresponda, se agregará una nota que describa los cambios en los criterios contables que hayan existido en relación con los aplicados en el ejercicio económico inmediato anterior.
El orden de las notas explicativas a los estados financieros, se aplicará de acuerdo a la estructura del ‘Catálogo y Dinámica de Cuentas Contables para las Organizaciones del Sector No Financiero de la Economía Popular y Solidaria’.
c) Hechos relevantes.- En esta nota deberá incluirse información acerca de los hechos ocurridos durante el período económico, o entre la fecha de cierre y la fecha de preparación de los estados financieros que hayan tenido lugar durante el ejercicio, o puedan tener en el futuro, una influencia o efecto significativo en el desenvolvimiento de las operaciones de la organización o en los estados financieros.
d) Contingentes.- Esta nota revelará, en el resumen de las políticas significativas o en otras notas, los juicios diferentes de aquellos que involucren estimaciones que la organización ha realizado al aplicar las políticas contables y que tengan el efecto significativo, sobre los importes reconocidos en los estados financieros.
La revelación de los juicios más importantes permite a los usuarios de los estados financieros, comprender de una manera más adecuada como se aplican las políticas contables, así como hacer comparaciones entre organizaciones con respecto a los fundamentos sobre los que se efectúan dichos juicios.
e) Negocio en marcha.- Al preparar los estados financieros, el representante legal de una organización evaluará la capacidad que ésta tiene para continuar en funcionamiento. Una organización es un negocio en marcha, salvo que el Órgano de Gobierno tenga la intención de liquidarla o de hacer cesar sus operaciones.
f) Información adicional.- Son los hechos o situaciones especiales no contempladas en las notas descritas anteriormente.
4. Hallazgos Revelados Los hallazgos son desvíos importantes que podrían afectar negativamente a la organización en caso de no ser subsanados. Sus atributos deberán contener al menos una descripción clara y precisa de la situación actual encontrada (condición) que surge de la aplicación del o los procedimientos de auditoría y, la normativa legal vigente o técnica que se está incumpliendo (criterio).
A continuación de cada hallazgo, deberán constar:
a) Hecho Subsecuente: Son los hechos que ocurren entre el final del periodo motivo de examen y la fecha de emisión del informe final. El auditor otorgará a la organización el término de 10 días contados desde la lectura del informe preliminar; en este periodo la organización puede presentar al auditor externo documentación de descargo que solvente los hallazgos revelados.
El auditor deberá dejar constancia escrita de si la organización remitió información o no, y de ser el caso, si ésta ratifica el hallazgo, o el mismo es subsanado, escenario en el cual no amerita emitir recomendación.
b) Recomendación: Las recomendaciones son propuestas correctivas específicas que se realizan a las organizaciones, con el fin de subsanar las deficiencias encontradas en los hallazgos y no justificados en el hecho subsecuente.
Las recomendaciones deben contener los actores responsables y el proceso que debe seguirse para enmendar los hallazgos identificados.
La estructura bajo la cual se revelarán los hallazgos será:
a) Cumplimiento de Atribuciones y Deberes
i. Del Órgano de Gobierno
ii. Del Órgano de Dirección
iii. Del Órgano de Control
iv. Del Representante Legal
b) Evaluación Económica Financiera
i. Evaluación de Activos
ii. Evaluación de Pasivos
iii. Evaluación de Patrimonio
iv. Evaluación de Ingresos
v. Evaluación de Costos y Gastos
5. Informe de Control Interno Deberá contener una descripción clara y precisa de los componentes que lo conforman.
a) Ambiente Interno.- Observaciones por subcomponente:
i. Integridad
ii. Administración estratégica
iii. Capacidad del talento humano
iv. Estructura organizativa
v. Competencia profesional
vi. Responsabilidades asignadas
vii. Adhesión a las políticas institucionales
viii. Unidad de Auditoría Interna
ix. Recomendaciones por subcomponente
b) Gestión y Evaluación de Riesgos.- Observaciones por subcomponente:
i. Identificación de riesgos
ii. Valoración del riesgo
iii. Respuesta al riesgo
iv. Unidad de Auditoría Interna
v. Recomendaciones por subcomponente
c) Actividades de Control.- Observaciones por subcomponente:
i. Separación de funciones y rotación de labores
ii. Autorización y aprobación de transacciones y operaciones
iii. Supervisión iv. Recomendaciones por subcomponente d) Información y Comunicación.-
Observaciones por subcomponente:
i. Controles sobre sistemas de información
ii. Canales de comunicación abiertos
iii. Controles sobre sistemas de información
iv. Recomendaciones por subcomponente
e) Seguimiento.- Observaciones por subcomponente:
i. Evaluaciones periódicas
ii. Seguimiento continuo o en operación
iii. Recomendaciones por subcomponente
6. Plan de Cumplimiento Finalmente, el auditor remitirá el plan de cumplimiento a las recomendaciones, que al menos incluirá:
a. Hallazgos y hechos subsecuentes;
b. Recomendaciones por cada hallazgo no subsanado;
c. Actividades para el cumplimiento de las recomendaciones;
d. Responsables de la ejecución de las actividades;
e. Fecha de inicio y fecha de término de cada actividad; y,
f. Entregables: documentos de respaldo habilitantes del cumplimiento de las actividades. Éstos deben ser claros, completos, legítimos auténticos, ejecutables y verificables.
7. Comprobante de carga del cuestionario en el sistema; es el documento en formato PDF que se genera una vez que el auditor ha completado el cuestionario de auditoría externa en el sistema informático diseñado por la Superintendencia, que se encuentra en la página web, posterior a lo cual, puede proceder al ingreso de los hallazgos en el sistema mencionado.
8. Oficios de comunicación de resultados finales Son los documentos mediante los cuales el auditor externo pone en conocimiento de la organización, los resultados finales de la ejecución de su proceso de auditoría.
Los mismos que deberán contener la fecha y sumilla de recepción por parte del auditado. En todos los informes deberá existir concordancia entre el dictamen emitido, los hallazgos revelados y la información consignada en los demás documentos que sustenten la auditoría ejecutada.
De igual manera, ésta información deberá ser consistente con la reportada mediante el sistema informático.
Sección VII de la Comunicación y entrega
Artículo 16.- Los resultados parciales serán comunicados con la emisión de un informe preliminar, que será puesto en conocimiento del representante legal y de los Órganos de Dirección y de Control de la organización.
Presentado el informe preliminar, el representante legal de la organización tendrá un término de diez (10) días para remitir los descargos de los hallazgos revelados. El auditor procesará los descargos que hubiere recibido, dejando constancia en sus papeles de trabajo del análisis efectuado y emitirá el informe final de auditoría.
Artículo 17.- El informe final de auditoría externa, así como el informe de control interno y el plan de cumplimiento, deberán ser comunicados al representante legal y a los Órganos de Dirección y de Control de la organización, mediante los formatos de oficio dispuestos para el efecto y contarán con la recepción por parte de la organización.
A su vez, es atribución del Órgano de Gobierno, conocer y resolver sobre los informes de auditoría presentados, resolución que constará en el acta de sesión correspondiente.
Artículo 18.- El auditor externo contratado por la organización, remitirá el informe de auditoría externa a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, por los canales y en la forma que ésta determine, en los medios físicos y electrónicos disponibles para el efecto, dentro del primer cuatrimestre del año siguiente al ejercicio económico auditado.
Sección VIII Del Seguimiento
Artículo 19.- Las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria que hayan contratado auditoría externa, deben realizar el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones a los hallazgos revelados en el informe de auditoría externa, proceso que lo ejecutarán a través de su órgano de control /auditor interno; y, en caso de requerimiento expreso por parte de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, deberán remitir el informe de cumplimiento, en el que se detallen las acciones ejecutadas para subsanar los hallazgos revelados en el citado informe.
Artículo 20.- Esta Superintendencia, mediante los mecanismos de control establecidos en la normativa vigente, verificará el cumplimiento de la presente norma.
Sección IX Descalificación de Auditor Interno
Artículo 21.- La Superintendencia de Economía Popular y Solidaria podrá descalificar a los auditores, en caso de que incurrieren en los eventos previstos en la normativa que para el efecto se encuentre vigente.
Disposiciones Generales Primera.- Los auditores externos conservarán hasta por cinco (5) años sus papeles de trabajo, evidencia, y demás documentación en que se fundamentó su opinión, documentación que deberá estar debidamente organizada, en formato físico y digital.
Segunda.- La Superintendencia de Economía Popular y Solidaria podrá evaluar el cumplimiento de la presente norma, así como solicitar en cualquier momento, copias certificadas de los papeles de trabajo realizados por los auditores externos, con el objeto de evaluar la idoneidad, independencia y suficiencia de su trabajo.
Tercera.- La Superintendencia en cualquier momento podrá solicitar a las personas jurídicas contratadas para la prestación del servicio de auditoría externa, información sobre la composición del equipo de auditoría asignado y su nivel de experiencia y formación; cumplimiento de obligaciones con otras entidades o cualquier información que considere pertinente para observar el cumplimiento normativo.
Cuarta.- Los auditores externos de las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria que contravengan las disposiciones de las leyes, reglamentos o regulaciones o que, intencionalmente, por sus actos u omisiones, causen perjuicios a la organización o a terceros, incurrirán en responsabilidad administrativa, civil o penal por los daños y perjuicios que hubiesen ocasionado. Los auditores externos cumplirán con sus funciones sometidos al sigilo y reserva.
Disposición Transitoria.- Las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria obligadas a contratar auditoría externa para el ejercicio económico del año 2019, deberán realizarla hasta el 31 de marzo de 2020. El auditor externo contratado deberá presentar su informe correspondiente a dicho ejercicio económico hasta el 30 de junio de 2020.
Disposición Derogatoria.- Deróguese la Resolución No. SEPS-INEPS-IGPJ2015-152 del 30 de diciembre de 2015.
Disposición Final.- La presente Resolución entró en vigencia a partir del 29 de enero de 2020, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. Se publicó en la página web de esta Superintendencia.
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