Política institucional en materia de gestión documental y archivo.
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Política institucional en materia de gestión documental y archivo.


Ponemos en su conocimiento la Resolución No. SCVS-INC-DNCDN-2019-0011, emitida por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, respecto a la Política institucional en materia de gestión documental y archivo de la Superintendencia de Compañías, valores y seguros.


A continuación, el contenido de la mencionada resolución:


Artículo Primero. Objeto y ámbito.- La Política Institucional en Materia de Gestión Documental y Archivo, de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, tiene por objeto guiar la organización, gestión, conservación, custodia y destino final de todos los documentos físicos o electrónicos que formen parte del archivo institucional. Esta Política Institucional será aplicada por todas las unidades administrativas y por todos los servidores de la entidad a nivel nacional, con la finalidad de cumplir las siguientes premisas de gestión:


1. Garantía.- Establecer primordialmente la seguridad, confidencialidad, fiabilidad e integridad de los documentos que conforman el archivo Institucional.


2. Seguimiento.- Asegurar la trazabilidad de los documentos mediante una adecuada identificación, que permita a las Unidades Productoras y al responsable de Documentación y Archivo establecer su ubicación de manera práctica y efectiva.


3. Recursos.-Garantizar el acceso y disponibilidad de cada uno de los documentos que sean procesados en la Institución, a excepción de aquellos de con carácter reservado deberán ser solicitados en base a la normativa vigente.


4. Permanencia.- Mejorar continuamente los procesos, revisar periódicamente la Tabla de Plazo de Conservación Documental, al crear una nueva documentación requerida en la institución deberá indicar su destino y tiempo de conservación en el archivo, y herramientas, requeridos para la Gestión Documental.


Artículo Segundo. Descripción general.- La Política Institucional en Materia de Gestión Documental y Archivo de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, está constituida por su compromiso de implementar las mejores prácticas en la gestión documental y archivos en todos los niveles, es decir, desde la Máxima Autoridad hasta cada uno de los servidores que forman parte de la institución.


Para ello, se reconoce la importancia de los documentos como evidencia de las actuaciones administrativas en el cumplimiento de sus atribuciones y responsabilidades, que sirven como insumo para la toma de decisiones; por lo tanto, se garantiza la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los documentos, bajo criterios técnicos de organización, trámite, gestión, conservación y disposición, además de la incorporación de las nuevas tecnologías de información y comunicación en la gestión documental, mediante la implementación de herramientas y procedimientos eficientes, a fin de brindar un mejor servicio a los usuarios.


Artículo Tercero.- Del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.- El sistema de archivo de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros estará compuesto por:


1.- De la estructura.- Dentro de la estructura del Sistema de Administración de Documentos y Archivo de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, se reconocerán los siguientes niveles de archivo:


• Archivos de Gestión

• Archivo Intermedio

• Archivo Electrónico

(Anexo 1. Estructura del sistema de administración de documentos y archivo).


2. De la administración.- Secretaría General de la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros.- Es la unidad encargada de dirigir y coordinar, a través de las unidades de Documentación y Archivo, la administración del sistema de documentación de la Institución; así como, mantener en forma eficiente la gestión del sistema documental, para ello mantendrá actualizados todos los procedimientos e instructivos que determinan la metodología para la creación, uso, mantenimiento, conservación, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, a fin de que ejerza las atribuciones conferidas en el artículo 15 de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.


4. Del Repositorio Electrónico.- Está conformado por los documentos electrónicos y digitalizados que forman parte del Sistema Institucional, emanan del ejercicio de las funciones y atribuciones de la Institución. Se considera documento electrónico a aquel que haya sido producido en soportes diferentes al papel; y, documento digitalizado a aquel que haya sido originado por un instrumento físico y posteriormente fue desmaterializado para que su contenido conste en el repositorio electrónico.


5. Del talento humano calificado y suficiente.- La máxima autoridad y las unidades administrativas que tengan bajo su competencia, de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria deberán asegurar el talento humano suficiente y calificado para gestionar las actividades de gestión documental y archivo.


6. Del funcionario responsable.- Los funcionarios responsables del Archivo de Gestión en cada unidad administrativa, así como los servidores del Archivo Intermedio, serán responsables de la custodia y mantenimiento de la documentación a su cargo.


7. Recursos técnicos y estructura.


a) Los recursos técnicos se componen por los sistemas informáticos y recursos técnicos y tecnológicos provistos por la Dirección de Tecnología, necesarios para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la documentación que se recibe y produce en el cumplimiento de las atribuciones y responsabilidades de la Institución.


b) La estructura implica los espacios físicos y mobiliarios utilizados para tratar técnicamente y preservar de forma adecuada y eficiente los documentos producidos por la Institución en cada unidad, bajo lineamientos e instrumentos técnicos normalizados.


Artículo Cuarto. Almacenamiento físico.- Las áreas que conforman el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo, utilizarán el siguiente tipo unidades de almacenamiento, de conformidad con las recomendaciones contenidas en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos:



Artículo Quinto. Almacenamiento electrónico.- Los documentos electrónicos y digitalizados que forman parte del Sistema Institucional, serán almacenados en el repositorio electrónico. No obstante, la validez de dichos documentos subyace en su fuente de origen, es decir, deben estar respaldados por el instrumento físico o electrónico que los generó.


Artículo Sexto. Digitalización de documentación activa.- Son todos los documentos que pertenecen a trámites originados externa e internamente. Dicha información cuenta con dos entradas básicas dentro del proceso documental: aquella a cargo de los Archivos de Gestión y aquella a cargo del Archivo Intermedio.


La documentación activa de los Archivos de Gestión comprende toda documentación que está siendo utilizada por la unidad administrativa productora y cuya digitalización es efectuada por los funcionarios del Centro de Atención al Usuario o por el funcionario que genere el trámite interno.


La documentación activa del Archivo Intermedio comprende todos los actos administrativos emitidos por los funcionarios de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, en ejercicio de las facultades conferidas por la Ley. La digitalización de esta información está a cargo de los funcionarios del Archivo Intermedio.


Artículo Séptimo. Digitalización de documentación pasiva.- Son todos los documentos que pertenecen a trámites internos y externos cuya atención hubiere finalizado. El proceso documental de dicha información está a cargo de los Archivos de Gestión y del Archivo Intermedio.


Los Archivos de Gestión deberán enviar la documentación pasiva al Archivo Intermedio una vez que el trámite hubiere concluido con el acto administrativo que corresponda. El proceso de digitalización estará a cargo del Archivo Intermedio, en el caso de los trámites finalizados, se deberá verificar que los documentos pasivos se encuentren digitalizados, previamente deberá efectuarse una depuración a fin de que en la base de datos institucional consten todos los documentos correspondientes.


Artículo Octavo. Control de la calidad de los procesos de digitalización.- Para el control de calidad de la digitalización e indexación de la documentación activa y pasiva, se tomarán acciones que garanticen la autenticidad, fiabilidad, integridad, mantenimiento, disponibilidad y seguridad de los documentos de archivo generados y recibidos. Para tales efectos, se tomarán en cuenta los siguientes parámetros de control de calidad:


1. Requisitos que deberá cumplir el documento digitalizado.- Todo documento digitalizado deberá cumplir los siguientes estándares de calidad:


a) La digitalización deberá realizarse preferentemente en blanco y negro, en el caso que la imagen del documento original a color no fuera legible.

b) La resolución deberá estar configurada por lo menos en 150 ppp/dpi (puntos por pulgada/dot per inch).

c) Los documentos digitalizados estarán en formato PDF.

d) No se activará el reconocimiento óptico de caracteres, denominado OCR, debido a que esto incrementará sustancialmente el tamaño del archivo.


2. Método de evaluación de calidad del documento digitalizado.- Para verificar el cumplimiento de los estándares de calidad definidos en esta política institucional, las unidades de Documentación y Archivo aplicarán la técnica de muestreo, cuya ejecución será desarrollada en un reglamento que se expedirá para el efecto.


3.- Condiciones que ameritan una nueva digitalización.- Todo documento que incumpla los estándares determinados en el numeral 1 de este artículo, deberá digitalizarse nuevamente.


4.- Control de documentos digitalizados y físicos.- Todo documento que ingrese a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros mediante el sistema integrado de trámites, deberá encontrarse digitalizados y almacenados en la base de datos, salvo aquellos que por disposición de la Ley tienen el carácter de reservados.


En relación al manejo de información confidencial, se configurarán variables en el sistema integrado institucional para que, toda información subida en un trámite reservado, sea de acceso restringido. Asimismo, en caso de crearse trámites internos en los que se vea involucrada información de carácter confidencial, todo documento subido estará protegido para que solo pueda ser revisado por los funcionarios copiados en el respectivo trámite; y en todo caso, el funcionario principal al que le corresponda el conocimiento y atención de un trámite reservado, será notificado cuando otro servidor sea copiado en dicho trámite.


Disposición General


Primera.- Todas las Intendencias que conforman la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, deberán prestar la colaboración requerida por la Secretaría General para la implementación y la aplicación de la presente política institucional interna.


Disposiciones Transitorias


Primera.- La Secretaría General deberá elaborar un cronograma de trabajo para la implementación del Sistema de Gestión Documental y Archivo e informar de forma trimestral a la máxima autoridad sobre su cumplimiento.


Segunda.- La Dirección Nacional de Consultas y Desarrollo Normativo, en conjunto con la Secretaría General y sus áreas técnicas de Documentación y Archivo, actualizarán la normativa expedida por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, de tal forma que se consideren la presente política institucional interna.


Disposición Final


La presente resolución entrará en vigencia a partir de la fecha de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.


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